Ci siamo ritrovati a gestire la riorganizzazione informatica di un noto studio di amministrazione di condomini operante sull’hinterland bolognese. Lo studio aveva una buona dotazione informatica: rete cablata e certificata Gigabit, 2 NAS (DISPOSITIVO DI ARCHIVIAZIONE COLLEGATO ALLA RETE), apparato multifunzione in rete, pc piuttosto recenti), ma gestita in modo del tutto approssimativo:
- le risorse di rete erano distribuite in maniera apparentemente casuale sui 2 nas e nessuna eseguiva un backup
- tutti avevano accesso a tutti i dati aziendali
- lo studio usava un server di posta POP3 con uno spazio limitatissimo che veniva letto da uno dei 2 nas che poi in teoria avrebbe dovuto permette l’accesso alle caselle di posta anche da smartphone, ma che in realtà permetteva l’accesso alle caselle di posta solo dall’interno dell’ufficio.
- Ogni verbale redatto durante le assemblee di condominio doveva essere copiato in studio su una cartella di rete per essere disponibile a tutti
- Solo uno dei pc aveva una rubrica con i contatti di tutti i condomini e chiunque per inviare una mail a uno di questi doveva mandare prima la mail alla collega che a sua volta doveva inoltrarla al destinatario
- La gestione degli appuntamenti condivisi era gestita solo ed esclusivamente su supporto cartaceo o singolarmente sugli smartphone privati.
Riorganizzazione sicurezza dei dati
La prima fase della riorganizzazione si è concentrata sulla gestione e sicurezza dei dati: i dati, tra cui anche il Database del gestionale, sono stati tutti spostati su uno dei NAS su cui sono state create opportune politiche di accesso per stabilire chi possa accedere agli specifici contenuti.
L’altro NAS, tramite opportune politiche di sicurezza, si occupa eseguire il backup dei dati su se stesso e su dispositivo esterno: in questo modo è stata creata una policy di Disaster recovery e anche in caso di perdita degli apparati di rete a causa di incendio o altra inaccessibilità, il cliente ha sempre un HDD esterno su cui poter lavorare.
Seconda fase: dematerializzazione e social collaboration.
Con l’adozione di Microsoft Office 365 e il passaggio delle caselle di posta su Exchange online abbiamo potuto offrire un livello di sicurezza ancora maggiore.
Abbiamo scelto l’approccio del cloud ibrido per consentire al cliente (che non dispone di una buona connessione internet) di avere sempre accesso ai dati in maniera istantanea quando è in ufficio e di conservare una copia dei dati in Cloud: gli apparati di rete opportunamente configurati sincronizzano i dati aziendali con il cloud di Microsoft consentendo ora al cliente di accedervi anche quando non è in ufficio senza l’ausilio di pen drive o HDD esterni, con il vantaggio di poter modificare i dati ed averli sincronizzati in ufficio senza dover effettuare nessuna trascrizione e nessun copia e incolla.
Il cloud di Microsoft tramite l’applicazione OneDrive è disponibile da qualsiasi dispositivo e spesso ora il cliente si sposta con il solo smartphone da cui riesce ad accedere a tutti i dati che gli servono.
Per il nostro cliente è fondamentale anche l’aspetto della Privacy e sicurezza dei dati, il cloud di Microsoft soddisfa tutti i requisiti che la società di verifica sulla privacy ha richiesto al cliente per il trattamento dei dati sensibili, il contratto con le condizioni di utilizzo e disponibilità fornito da Microsoft soddisfa tutte le normative europee in materia di gestione dei dati personali. A questo punto la gestione della posta con Exchange on line è stata la ciliegina sulla torta della rivoluzione informatica dello studio. In pochi passi abbiamo installato Office 365 sui pc e configurato le caselle di posta sui pc e sugli smartphone degli utenti ed il risultato è stato eccezionale per il nostro cliente: gestione della casella di posta da qualsiasi dispositivo mantenendo sempre sincronizzata la consultazione della posta, 50 Giga di spazio per ogni singola casella e singola mail inviabile di 150 Mega.
Ora può gestire gli appuntamenti direttamente da Outlook mandando mail che sincronizzano il calendario dei convocati alle riunioni in modo da avere promemoria su tutti gli smartphone dei convocati.
Ha una rubrica condivisa in modo che i destinatari di posta utili alla organizzazione del lavoro di tutti siano sempre accessibili da ogni membro all’interno dell’ufficio per mantenendo rubriche personali separate.
Completano il tutto un contratto di manutenzione con tempi certi di intervento (mai sentito parlare di SODDISFATTISSIMO?), assistenza remota e competenza.
